Si gestionas una empresa de alquiler de vehículos, sabes que cada minuto que pasas en tareas administrativas es un minuto que podrías dedicar a hacer crecer tu negocio. Y entre esas tareas, hay una que a menudo genera confusión y estrés: el registro de viajeros en la plataforma SES HOSPEDAJES.

El Real Decreto 933/2021 establece que todos los vehículos de alquiler sin conductor deben cumplir con la obligación de registrar la información de sus usuarios. Este registro es una medida de seguridad y control que, si bien es necesaria, puede convertirse en un proceso manual tedioso y propenso a errores.

Aquí es donde entra en juego Flit2GO. Hemos desarrollado una solución integral para el alquiler de vehículos que va más allá de la simple gestión de reservas. Nuestra plataforma está diseñada para simplificar y automatizar los procesos más complejos de tu negocio, incluyendo el registro de viajeros.

Si aún no tienes claro qué es SES.HOSPEDAJES, cómo darte de alta o cómo registrar a los viajeros, en este artículo resolvemos tus dudas y te guiamos paso a paso.

¿Qué es SES.HOSPEDAJES, el nuevo registro de viajeros?

SES.HOSPEDAJES es la plataforma habilitada por el Ministerio del Interior para que las personas físicas o jurídicas puedan cumplir con las nuevas obligaciones de registro documental y envío de información sobre los viajeros o huespedes, tipificadas en el Real Decreto 933/202.

¿En qué consiste la nueva normativa de registro de viajeros?

La nueva normativa dice que los alquileres deberán usar SES.HOSPEDAJES para enviar los datos de los viajeros, entre los que se encuentran algunos francamente difíciles de verificar, como el parentesco o la dirección completa de cada uno de los viajeros. Puedes encontrar la lista completa de datos en el Anexo 1 del citado decreto.

Esta norma aplica a todo tipo de operadores turísticos como alquileres de vehículos, hoteles, plataformas digitales y personas físicas no profesionales, es decir, propietarios de alquiler vacacional, hoteles, hostales, albergues, pensiones, casas rurales, campings, etc.  Todos ellos tienen la obligación de identificar ante las autoridades a los huéspedes o viajeros a los que alquilan sus alojamientos o vehículos de turismo y serán los responsables de la veracidad de los datos aportados por los clientes.

¿Cómo Flit2GO te ayuda a cumplir con la normativa de SES HOSPEDAJES?

1. Digitalización del proceso de recogida de datos: Olvídate de los formularios en papel y las copias de documentos. Con Flit2GO, tus clientes pueden completar su información de forma segura y digital antes de la recogida del vehículo. Los datos esenciales (nombre, DNI, dirección, etc.) se recogen una sola vez y se almacenan de forma organizada y segura en nuestra plataforma.
2. Generación automática de partes de viajero: Nuestra herramienta te permite generar los partes de viajeros de forma automática con la información que ya has recopilado. Esto elimina la necesidad de transcribir manualmente los datos, reduciendo drásticamente la posibilidad de errores.
3. Integración con SES HOSPEDAJES: Flit2GO se integra directamente con la plataforma SES HOSPEDAJES, permitiendo el envío automático de los partes de viajeros. Esto significa que podrás cumplir con tu obligación legal con solo unos clics, sin tener que entrar en la web de la Policía Nacional.
4. Historial y trazabilidad: Flit2GO te permite mantener un registro completo de todos los alquileres y la información asociada. Si en algún momento necesitas consultar un parte de viajero o presentar un informe, tendrás toda la documentación accesible desde un único panel de control.
5. Ahorro de tiempo y recursos: Al automatizar el proceso de registro, tu equipo puede centrarse en lo que realmente importa: ofrecer un servicio de calidad a tus clientes. Ahorrarás horas de trabajo manual, lo que se traduce en una mayor eficiencia y, en última instancia, en un mayor beneficio para tu empresa.

La tranquilidad de estar al día

Cumplir con la normativa de registro de viajeros no solo es una obligación legal; es una muestra de profesionalidad y seriedad ante las autoridades. Con Flit2GO, puedes estar seguro de que tu negocio cumple con todos los requisitos, sin el estrés y la carga administrativa que esto suele implicar.

Flit2GO no es solo un software; es tu socio estratégico para llevar tu negocio de alquiler de vehículos al siguiente nivel. Deja atrás los procesos manuales y únete a la era de la digitalización, donde la eficiencia y la seguridad van de la mano.

¿Cómo darse de alta en SES.HOSPEDAJES?

Antes de empezar a utilizar SES.HOSPEDAJES, deberás contar con un certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico en vigor, pues, de lo contrario, no podrás acceder a la plataforma. Asimismo, deberás tener instalado en tu ordenador el programa Autofirma.

Una vez hecho esto, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Accede a la aplicación SES.HOSPEDAJES

Accede a SES.HOSPEDAJES a través de este enlace y regístrate en la plataforma. Para ello, deberás buscar en la página el «Acceso al registro de establecimientos y entidades» y hacer clic en la arroba que aparece a la derecha. Serás redirigido a una página en la que podrás escoger qué método quieres usar para identificarte.

2. Registra tu alojamiento

A continuación, verás una pantalla con dos opciones. Escoge «Registro» en la izquierda y haz clic en «Rellenar formulario».

Seguidamente, entrarás a un formulario en el que deberás introducir cierta información sobre tu negocio de alquiler de vehículos turísticos («Datos de la entidad) y sobre ti mismo («Domicilio particular y datos de contacto»).

Verás que hay una casilla que dice «Envío de comunicaciones por servicio web». Si vas a realizar el envío de los partes manualmente, déjala como está, pero si vas a automatizarlo mediante un software de alquiler de vehículos como Flit2GO asegúrate de marcarla.

3. ¡Listo!

Si lo has hecho todo bien, pronto recibirás un correo electrónico del Ministerio del Interior confirmando tu inscripción, en el que aparecerán tu número de registro, código de arrendador y código de establecimiento. ¡Asegúrate de guardarlo!

Adicionalmente, también recibirás un set de credenciales, que te permitirán acceder a SES.HOSPEDAJES sin necesidad de utilizar tu certificado digital o DNIe.

Cómo registrar viajeros en SES.HOSPEDAJES

¡Enhorabuena! Te has dado de alta en SES.HOSPEDAJES, pero ahora queda la parte de realizar el envío de los partes de viajeros. ¿Complicado? En absoluto.

Si utilizas alguna aplicación de terceros, como Flit2GO que ya está integrada con SES.HOSPEDAJES, el envío se realizará automáticamente a través de la misma y no necesitarás acceder a SES.HOSPEDAJES para nada. Si quieres saber cómo automatizar este proceso, te lo contamos un poco más abajo.

Si prefieres hacerlo directamente en la plataforma, una vez que estés dentro de SES.HOSPEDAJES, deberás rellenar un formulario por cada viajero y con sus datos correspondientes, y hacer clic en “Enviar”.

¡Ojo! Una vez registrado, deberás entrar a SES.HOSPEDAJES mediante el «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos» (encuéntralo aquí), pudiendo utilizar como credenciales tu certificado electrónico, cl@ve o el usuario y contraseña escogidos durante el proceso de registro inicial.

¿Quieres saber más sobre cómo el software de Flit2GO puede transformar tu negocio?

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